Wiederkehrende Aufgaben lähmen und binden Ressourcen

Was ist los?

Viele Tätigkeiten wiederholen sich täglich, wöchentlich oder monatlich: Angebote, Onboardings, Reportings, Freigaben, Rechnungen, interne Abstimmungen. Doch jede Person arbeitet nach eigenem Stil; Abläufe, Zuständigkeiten und Qualitätskriterien sind nur teilweise oder gar nicht dokumentiert. Dadurch dauern Aufgaben länger, Fehler passieren häufiger, und wertvolle Ressourcen sind mit „immer dem Gleichen“ beschäftigt.

Symptome & Folgen

• Viel Zeitaufwand für Standardaufgaben → Zu wenig Kapazität für strategische oder hochwertige Arbeit
• Unterschiedliche Qualität je nach Person und Tagesverfassung → Nacharbeit, Reklamationen, Frust im Team
• Tasks „verschwinden“ oder bleiben liegen → Unklare Verantwortlichkeit, Stress kurz vor Deadlines
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender dauert lange → Wissen hängt an einzelnen Personen statt im System
• Kein Überblick, wo Bottlenecks entstehen → Gefühl von Dauerhektik ohne klaren Hebel
• Playbooks, Checklisten oder Templates sind angekündigt, aber nie konsequent eingeführt → Digitales und analoges Chaos statt klarer Leitfäden

Warum passiert das?

In Wachstumsphasen werden Prozesse pragmatisch gelöst: Hauptsache, die Arbeit ist erledigt. Standards, Playbooks und Templates wirken zunächst wie „zusätzlicher Aufwand“, der vom Tagesgeschäft abhält. Ohne bewusstes Prozess-Design bleibt jede Person bei ihrer eigenen Arbeitsweise – mit entsprechend vielen Varianten und Brüchen.

Typische Ursachen

• Mindset: Prozessarbeit wird als Bürokratie statt als Entlastung verstanden
• Transparenz: Wiederkehrende Tätigkeiten werden nicht als Prozesse erkannt, sondern als „Einzelfälle“ erlebt
• Tools: Kein einfaches Task- und Prozess-Tracking, wenig Nutzung von Vorlagen und Checklisten
• Verantwortung: Niemand ist explizit für Prozessqualität und -vereinheitlichung zuständig

Was ist zu tun?

Der Schlüssel liegt in der Standardisierung der 10–20 wichtigsten Routineprozesse – in einfachen, nutzbaren Formen: Checklisten, Templates, kurze Playbooks und ein sichtbares Task-Tracking. Nicht „alles auf einmal“, sondern schrittweise, mit Fokus auf die größten Zeitfresser und Fehlerquellen.

1. Analyse
   Wichtigste wiederkehrende Aufgaben identifizieren und grob beschreiben
   Woche 1
2. Plan
   Top-Prozesse priorisieren und erste Standards, Checklisten und Templates entwerfen
   Woche 2–4
3. Umsetzung
   Playbooks testen, Task-Tracking einführen, kontinuierlich nachschärfen
   Woche 5–12

Aufgaben

• Top-20-Routinetätigkeiten sammeln (wöchentlich/monatlich) und nach Zeitaufwand sortieren
• 3–5 Prozesse mit höchstem Hebel auswählen und in einfache Schrittfolgen zerlegen
• Checklisten & Templates erstellen (z.B. Angebotsvorlage, Onboarding-Checkliste, Standard-Mailtexte)
• Ein einfaches Task-Board (digital oder physisch) einführen, auf dem wiederkehrende Aufgaben sichtbar sind
• Rollen & Zuständigkeiten je Prozess definieren (wer startet, wer prüft, wer schließt ab?)
• Monatliche Prozess-Reviews einplanen, um Standards zu verbessern und Engpässe zu lösen