Meetings gibt's genug, aber die Wirkung fehlt

Was ist los?

Der Kalender ist voll, aber Fortschritt bleibt zäh. In Meetings dominiert Status statt Entscheidungen, Aufgaben gehen "zwischen den Stühlen" verloren und Kennzahlen erzeugen Berichte – jedoch kaum Kurswechsel. Teams arbeiten, doch Wirkung ist schwer messbar und Übergaben bleiben fehleranfällig.

Symptome & Folgen

• Viele Termine mit langen Agenden → Entscheidungen fehlen, Themen schleifen
• "Status first" statt Blocker- und Entscheidungsfokus → Wenig Kurswechsel, Zeitverlust
• Unklare Übergaben zwischen Teams → Rework & Verzögerungen
• Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) werden berichtet, aber nicht gesteuert → Drift von Zielen ohne Gegenmaßnahmen
• Offene Punkte ohne eindeutigen Owner/Termin → TODOs verschwinden, unklare Verantwortlichkeiten
• Viele Tools/Boards, aber kein "Single Source of Truth" → Doppelpflege, Inkonsistenzen

Warum passiert das?

Ohne klaren Steuerungsrhythmus und Standards verkommen Meetings zu Reporting-Ritualen. Rollen sind nicht scharf, die "Definition of Done/Ready" (DoD/DoR) fehlt und KPIs besitzen weder Zielwerte noch Eskalationslogik. Dazu fragmentieren Tools den Überblick und Entscheidungen verlieren an Tempo.

Typische Ursachen

• Ritual statt Steuerung: Agenda = Status; keine Entscheidungs- und Blocker-Topline
• Standards fehlen: DoD/DoR, Übergabe-Checklisten, Entscheidungsprotokoll, Meeting-Rollen (Moderation, Zeitkoordination)
• KPI ohne Takt: Kennzahlen ohne Zielwerte, Trigger, Maßnahmen-Backlog
• Rollen unklar: Keine eindeutigen Owner/Verantwortlichen, Responsible/Accountable/Consulted/Informed (RACI) nicht etabliert
• Tool-Wildwuchs: Mehrere Boards/Listen, kein gemeinsames Arbeitsfenster

Was ist zu tun?

Meetings von Status-Reporting zu Steuerungsterminen drehen: wenige, wirksame KPIs mit Zielwerten, klare Rollen und ein schlanker Review-Takt. Entscheidungen kommen zuerst, Blocker werden binnen Frist gelöst und Übergaben laufen über minimale, verbindliche Standards.

1. Analyse
   Meeting-Landkarte, KPI-Inventur, Übergaben/DoD-Check
   Woche 1
2. Plan
   Review-Agenda, 5–7 KPIs mit Zielen/Triggern, Rollen & Standards
   Woche 2
3. Umsetzung
   Weekly 20-Min-Reviews, Decision Log, Übergabe-Checks
   Woche 3–8

Aufgaben

• Agenda umdrehen: Entscheidungen & Blocker zuerst, Status asynchron ins Board
• 5–7 KPIs mit Zielwert, Verantwortlichen und Trigger → Maßnahme-Logik festlegen
• Entscheidungsprotokoll einführen: Beschluss, Owner, Frist, Folgeaktion
• Übergabe-Check zwischen Teams verpflichtend (DoR/DoD-Minimum)
• Ein zentrales Board als Single Source of Truth, Meeting-Notizen direkt dort