Cashflow-Überraschungen trotz "voller" Pipeline

Was ist los?

Das CRM zeigt eine starke Pipeline, die Umsatzkurve wirkt stabil. Trotzdem entsteht am Monatsende Druck auf dem Konto. Rechnungen werden verspätet gestellt, Zahlungsziele laufen länger als geplant und Steuertermine treffen unvorbereitet. Das Reporting liefert Zahlen, aber nicht früh genug und ohne klare Cash-Sicht für die nächsten Wochen.

Symptome & Folgen

• "Volle" Pipeline, aber langsamer Rechnungseingang → Liquiditätslücken trotz gutem Auftragseingang
• Hoher Anteil überfälliger Forderungen → Mehr Mahnwesen, unnötige Finanzierungskosten
• Umsatz gebucht, Zahlungsziele/Anzahlungen ungünstig → "Gewinn auf Papier", aber kein Cash verfügbar
• Reporting zu spät oder zu detailliert → Keine Monats- oder Quartals-Vorschau, Entscheidungen "nach Gefühl"
• Steuertermine (EK/SV/USt) überraschen → Ad-hoc-Engpässe, hektische Priorisierungen
• Kein kalendarischer Zahlplan (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) → Bündelungen am Monatsende, Stress & Risiko

Warum passiert das?

Die Steuerung orientiert sich an Umsatz und Projekten – nicht an Cash. CRM, ERP und Bank sind nicht vorhanden oder nur lose verbunden, Rechnungsstellung und Inkasso folgen keinem klaren Takt, und Steuerzahlungen sind nicht im rollierenden Ausblick. Rollen und Freigaben für Zahlungsbedingungen fehlen.

Typische Ursachen

• Organisation: Umsatzfokus statt Cash-Fokus, keine eindeutige Verantwortlichkeit für Liquidität
• Prozess: Keine wöchentliche Cash-Vorschau, verspätete Rechnungsstellung und schwaches Mahnwesen
• Daten & Tools: CRM/ERP/Bank nicht verdrahtet, kein konsolidiertes Cash-Dashboard
• Terms & Policies: Ungünstige Zahlungsziele, fehlende Anzahlungen/Meilensteine, keine Freigabegrenzen

Was ist zu tun?

Entscheidend ist ein einfacher, fester Cash-Takt: Quartals-Vorschau, klare Zahlungsbedingungen, schneller Billing-Prozess und ein schlankes Steuer-Reporting. Dazu ein Cash-Puffer, der Schwankungen abfedert.

1. Analyse
   Zahlungsbedingungen + Rechnungslegung prüfen, Steuertermine sammeln
   Woche 1
2. Plan
   Cash-Forecast, Zahlungsbedingungen festlegen
   Woche 2
3. Umsetzung
   Wöchentlicher Cash-Review, Mahnprozess, Steuer-Reporting
   Woche 3–8

Aufgaben

• Quartals-Cash-Sheet aufsetzen (Plan/Min/Max) – wöchentlich aktualisieren
• Zahlungsbedingungen standardisieren: Anzahlungen/Meilensteine, kürzere Ziele, Skonto-Option
• Verrechnungs-Takt verkürzen: Rechnung sofort nach Leistung/Meilenstein stellen, täglicher Bankabgleich
• Offene Forderungen senken: freundliche Reminder + Eskalationsstufen, Zahlungsbedingungen wie SEPA ermöglichen
• Steuer-Kalender integrieren: Einkommenssteuer (EK), Sozialversicherung (SV) und USt/KöSt in Forecast und Zahlplan integrieren