Steuerzahlungen überrumpeln mich jedes Mal – Liquiditätsplanung fehlt

Was ist los?

Steuerbescheide, Vorauszahlungen, Umsatzsteuer, Sozialabgaben – die Zahlungen sind bekannt, aber nicht im Alltag verankert. Es existiert weder ein einfacher Liquiditätsplan noch ein kalendarischer Überblick. Bankkontostände werden regelmäßig kontrolliert, aber es gibt keinen Rollblick auf die nächsten Wochen und Monate.

Symptome & Folgen

• Steuer- und Abgabentermine überraschen immer wieder → Ad-hoc-Maßnahmen, Verschiebungen und Stress
• Keine strukturierte Liquiditätsplanung (Plan-Ist-Vergleich) → Entscheidungen basieren auf Gefühlen statt auf Cash-Sicht
• Zahlungsprioritäten werden im Krisenmodus gesetzt → Druck von Lieferanten, Banken oder Behörden
• Mangelnde Transparenz über kommende Einnahmen und Ausgaben → Keine bewussten Investitionsentscheidungen, sondern Reaktionen auf Kontostände
• Engpässe trotz grundsätzlich guter Ertragslage → Gefühl, „immer hinterherzulaufen“
• Liquiditätsthemen werden als unangenehm erlebt → Planung wird vermieden, bis es nicht mehr anders geht

Warum passiert das?

Liquiditätsplanung wird häufig als kompliziert und zeitaufwändig wahrgenommen. Viele Unternehmen verlassen sich auf die Buchhaltung oder Steuerberatung für Rückblicke und Abschlüsse – weniger für Vorschauen. Ohne einfachen Standardprozess für Cash-Planung und Steuertermine fehlt die Routine, Zahlen in Entscheidungen zu übersetzen.

Typische Ursachen

• Prozess: Kein fester Rhythmus für Liquiditätsplanung (z.B. wöchentlicher oder monatlicher Cash-Check)
• Daten: Zahlen sind zwar vorhanden, aber nicht in einer übersichtlichen, verständlichen Form zusammengeführt
• Verantwortung: Niemand fühlt sich wirklich zuständig für den Cash-Blick nach vorne
• Zusammenarbeit: Steuerberatung liefert Abschlüsse, aber kein gemeinsames Liqui-Board mit der Geschäftsführung

Was ist zu tun?

Statt komplexer Finanzmodelle braucht es ein pragmatisches Setup: einen einfachen Liquiditätsplan, in dem kommende Einnahmen, Ausgaben und Steuertermine sichtbar sind – plus einen festen Review-Rhythmus und klare Aufgabenverteilung zwischen Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberatung.

1. Analyse
   Wiederkehrende Zahlungen und Steuertermine sammeln, Cash-Flows der letzten Monate grob auswerten
   Woche 1
2. Plan
   Einfaches Liqui-Sheet aufsetzen (z.B. 13-Wochen-Plan), Verantwortlichkeiten und Rhythmus definieren
   Woche 2–3
3. Umsetzung
   Regelmäßige Cash-Reviews durchführen, Steuertermine integrieren, Plan-Ist-Vergleich etablieren
   Woche 4–12

Aufgaben

• Steuer- und Fixkostenkalender erstellen (EK/SV, USt/KöSt, Mieten, Gehälter, Kredite)
• 13-Wochen-Liquiditätsplan aufsetzen (Einnahmen, Ausgaben, Salden), idealerweise in einem einfachen Sheet
• Verantwortlichkeiten klären: wer aktualisiert Daten, wer bewertet, wer entscheidet?
• Wöchentlicher Cash-Check im Kalender fixieren (30–45 Minuten)
• Schnittstelle zur Steuerberatung definieren (z.B. Quartalsgespräch mit Fokus auf Planung statt nur Rückblick)
• Grenzwerte festlegen (Mindest-Liquidität, ab wann Maßnahmen ausgelöst werden)