Prioritäten kippen, nichts wird fertig, Deadlines halten nie

Was ist los?

Es gibt klare Vorsätze und Projektideen: neue Produkte, Standortwechsel, Systemeinführung, Teamaufbau. Doch im Verlauf eines Quartals verschiebt sich der Fokus mehrmals – meist getrieben von kurzfristigen Umsatzchancen, Problemen oder externem Druck. Statt konsequent fertigzustellen, wird immer wieder umgesteuert. Das Team erlebt Zieländerungen, verschobene Deadlines und häufige Richtungswechsel.

Symptome & Folgen

• Deadlines werden als unverbindliche Richtwerte erlebt → Verlässlichkeit sinkt, Zusagen nach außen werden riskanter
• Neue Ideen werden jederzeit „dazugenommen“ → Überlastung, langsame Umsetzung, Qualitätseinbußen
• Team berichtet, dass „sowieso wieder alles umgeworfen wird“ → Sinkende Motivation, Zynismus gegenüber Prioritäten
• Stark geldgetriebene Ad-hoc-Entscheidungen → Langfristig wichtige Themen verlieren ständig gegen kurzfristige Umsätze
• Projekte ziehen sich deutlich länger als geplant → Kosten steigen, Nutzen verschiebt sich nach hinten
• Unternehmer:in fühlt sich permanent getrieben → Kaum Gefühl von Fortschritt, hoher Stress

Warum passiert das?

Ohne klares Entscheidungsraster werden Prioritäten nach Lautstärke, Dringlichkeit oder kurzfristigem Umsatzpotenzial gesetzt. Es fehlt eine stabile Linie, welche Projekte über einen Zeitraum von mehreren Monaten „geschützt“ sind. Zusätzlich gibt es selten verbindliche Kapazitätsgrenzen: neue Themen werden begonnen, ohne alte bewusst zu stoppen oder zu parken.

Typische Ursachen

• Kein Prioritätenraster: Entscheidungen orientieren sich an Tagesstimmung und kurzfristigen Chancen
• Fehlende Kapazitätsgrenzen: Es wird immer noch ein Projekt dazugenommen, ohne etwas anderes loszulassen
• Unklare Verantwortlichkeiten: Niemand „hält“ Projekte und Deadlines wirklich
• Wirtschaftlicher Druck: Umsatzdruck führt zu ständigen Kurskorrekturen zugunsten kurzfristiger Deals

Was ist zu tun?

Es braucht eine klare Linie, welche Projekte in einem Zeitraum wirklich „gesetzt“ sind – und wann etwas bewusst gestoppt oder verschoben wird. Dazu gehören ein einfaches Prioritätenraster, klare Kapazitätsgrenzen, feste Review-Termine und ein gemeinsames Verständnis, dass Deadlines ernst genommen werden, auch wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

1. Analyse
   Laufende Projekte und wiederholt verschobene Vorhaben identifizieren, Ursachen zusammentragen
   Woche 1
2. Plan
   Prioritätenraster und Kapazitätsgrenzen definieren, Projektportfolio bewusst kürzen
   Woche 2–3
3. Umsetzung
   Verbindliche Projektpläne, Deadlines und Review-Termine einführen, Umgang mit neuen Themen klären
   Woche 4–10

Aufgaben

• Projektliste erstellen: welche Initiativen sind aktuell aktiv, welche schleppen sich?
• Prioritätenraster definieren (z.B. Wirkung, Dringlichkeit, strategische Relevanz, Ressourceneinsatz)
• Maximale Projektanzahl parallel festlegen – alles darüber hinaus nur nach bewusstem Stopp eines anderen Projekts
• Projekt-Owner pro Vorhaben benennen, mit Verantwortung für Timeline und Kommunikation
• Quartals-Review einführen: Welche Projekte schließen wir ab, welche stoppen wir, welche starten wir?
• Regeln für neue Themen vereinbaren: Was muss erfüllt sein, damit etwas „dazukommt“?