Berichte aus den Beteiligungen sagen nichts aus

Was ist los?

Wer an mehreren Unternehmen beteiligt ist oder mehrere Gesellschaften führt, bekommt regelmäßig Berichte. Jede Geschäftsführung wählt dafür eigene Kennzahlen, eigene Zeiträume und eine eigene Form. Das Ergebnis sind viele Seiten, die gelesen, aber nicht verglichen werden können. Ob ein Unternehmen auf Kurs ist, zeigt sich erst im Jahresabschluss oder in einem Anruf, wenn es bereits Schwierigkeiten gibt.

Symptome & Folgen

• Jede Gesellschaft berichtet in anderer Form → Vergleiche kosten Zeit oder sind gar nicht möglich
• Zahlen ohne Plan- oder Vorjahreswert → unklar, ob eine Entwicklung gut oder schlecht ist
• Lange Berichte mit wenig Aussage → das Wesentliche geht unter, Lesen wird zur Pflichtübung
• Abweichungen werden nicht erklärt → Rückfragen per Telefon, Antworten verstreut
• Berichte kommen unregelmäßig oder verspätet → Entscheidungen fallen auf veralteter Grundlage
• Kein Hinweis auf anstehende Entscheidungen → Gesellschafter:innen erfahren davon zu spät

Warum passiert das?

Berichte entstehen meist aus dem, was die Buchhaltung ohnehin liefert, nicht aus der Frage, was die Empfänger:innen entscheiden müssen. Eine gemeinsame Vorlage wurde nie vereinbart, weil jede Beteiligung zu einem anderen Zeitpunkt und unter anderen Bedingungen dazugekommen ist. Ohne Zielwerte bleibt jede Zahl eine Momentaufnahme.

Typische Ursachen

• Kein gemeinsamer Aufbau: Inhalt, Reihenfolge und Zeitraum der Berichte sind nicht festgelegt
• Zahlen ohne Bezug: Plan, Vorjahr oder Zielwert fehlen als Vergleich
• Falsche Blickrichtung: berichtet wird, was vorhanden ist, nicht, was für Entscheidungen gebraucht wird
• Keine Auslöser: nicht vereinbart, ab welcher Abweichung eine Erklärung oder ein Gespräch fällig ist
• Uneinheitliche Begriffe: gleiche Bezeichnungen meinen in jeder Gesellschaft etwas anderes

Was ist zu tun?

Ein brauchbarer Bericht beginnt bei der Frage, welche Entscheidungen Sie als Gesellschafter:in treffen müssen. Daraus folgen wenige Kennzahlen mit klarer Definition und Zielwert, eine einheitliche Vorlage für alle Gesellschaften und Regeln, wann eine Abweichung erklärt werden muss. Welche Werte aus Buchhaltung und Abschluss sich dafür eignen, stimmen Sie mit der Steuerberatung der Gesellschaften ab, ich bereite Vorlage und Definitionen dafür vor.

1. Analyse bestehende Berichte sammeln, Inhalte vergleichen, die Entscheidungen der Gesellschafter:innen auflisten
2. Planung Kennzahlen definieren, Zielwerte und Auslöser festlegen, eine gemeinsame Berichtsvorlage entwerfen
3. Umsetzung Vorlage mit den Geschäftsführungen einführen, Berichtsrhythmus vereinbaren, Inhalte nach den ersten Durchläufen nachschärfen

Aufgaben

• Entscheidungsliste erstellen: worüber Sie als Gesellschafter:in regelmäßig befinden
• Kennzahlen auswählen und schriftlich definieren, damit jede Gesellschaft gleich rechnet
• Vergleichswert zu jeder Zahl angeben: Plan, Vorjahr oder Zielwert
• Auslöser festlegen, ab welcher Abweichung eine kurze Erklärung und ein Vorschlag nötig sind
• Abschnitt für anstehende Entscheidungen in jeden Bericht aufnehmen
• Berichtsrhythmus mit allen Geschäftsführungen einheitlich vereinbaren, etwa monatlich oder quartalsweise