Für den Ernstfall fehlt die Ordnung

Was ist los?

Ein Unfall, eine Krankheit oder ein anderer plötzlicher Ausfall trifft nicht nur die betroffene Person, sondern auch Familie, Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen. Gerade in kleinen Unternehmen und bei verzweigtem Vermögen hängt vieles an einer Person: Zugänge zu Konten, Kenntnis der Verträge, die Befugnis zu unterschreiben. Fehlt diese Person, steht der Betrieb, und Angehörige suchen nach Unterlagen, von denen sie nichts wissen. Die Vorsorge dafür wird oft aufgeschoben, weil sie unangenehm ist und im Alltag nie dringend wirkt.

Symptome & Folgen

• Zugangsdaten und Passwörter nur im eigenen Kopf → Konten, Postfächer und Systeme bleiben verschlossen
• Keine Vollmachten für Bank und Betrieb → Zahlungen, Löhne und Rechnungen bleiben liegen
• Verträge, Polizzen und Beteiligungen verstreut abgelegt → Angehörige wissen nicht, was es überhaupt gibt
• Keine Vertretung der Geschäftsführung geregelt → Entscheidungen können nicht getroffen werden
• Laufende Verpflichtungen und Termine nicht festgehalten → Mahnungen, Verzug und Schäden
• Wünsche für den Ernstfall nie besprochen → Familie und Mitarbeiter:innen entscheiden unter Druck und unsicher

Warum passiert das?

Vorsorge für den Ernstfall beschäftigt sich mit einer Lage, die sich niemand vorstellen möchte, und wird deshalb immer wieder verschoben. Zudem wachsen Unternehmen und Vermögen schrittweise, und mit jedem Konto, jedem Vertrag und jeder Beteiligung kommt ein Teil dazu, der nirgends zusammengeführt wird. Fragen zu Vollmachten und Vertretung wirken obendrein kompliziert und schrecken ab.

Typische Ursachen

• Verdrängung: der Ernstfall ist unangenehm, die Vorbereitung wird nie dringend
• Wachstum ohne Übersicht: Konten, Verträge und Beteiligungen kommen dazu, eine Gesamtliste fehlt
• Wissen bei einer Person: nur eine Person kennt Zugänge, Abläufe und Zusammenhänge
• Vollmachten ungeklärt: wer im Ernstfall handeln darf, ist weder besprochen noch festgehalten
• Keine Pflege: einmal angelegte Unterlagen veralten, weil niemand sie aktualisiert

Was ist zu tun?

Eine Notfallmappe bündelt, was im Ernstfall gebraucht wird: eine Übersicht über Konten, Verträge und Beteiligungen, die Zugänge, die Ansprechpersonen und eine geregelte Vertretung. Entscheidend ist, dass sie vollständig, auffindbar und aktuell ist und dass die richtigen Personen von ihr wissen. Vollmachten, Vertretungsregeln und letztwillige Verfügungen gestalten Sie mit Notariat oder Rechtsanwaltschaft, steuerliche Fragen mit der Steuerberatung, ich bereite Übersicht, Mappe und Gesprächsgrundlagen dafür vor.

1. Analyse Konten, Verträge, Polizzen, Beteiligungen, Zugänge und laufende Verpflichtungen vollständig erfassen
2. Planung Vertretung im Betrieb und privat festlegen, Vollmachten und Zuständigkeiten mit den Fachleuten klären
3. Umsetzung Notfallmappe anlegen und sicher verwahren, Vertrauenspersonen informieren, die Pflege fix einplanen

Aufgaben

• Vermögensübersicht mit Konten, Depots, Immobilien, Beteiligungen und Verbindlichkeiten anlegen
• Zugänge sicher hinterlegen, etwa in einem Passwortverwalter mit geregeltem Notfallzugang
• Vertretungsplan für den Betrieb: wer zahlt, wer unterschreibt, wer mit Kund:innen und Bank spricht
• Vollmachten für Bank und Betrieb mit Notariat oder Rechtsanwaltschaft vorbereiten
• Liste der Ansprechpersonen mit Steuerberatung, Bank, Versicherung und wichtigen Geschäftspartner:innen
• Notfallmappe einmal im Jahr durchsehen und nach jeder größeren Änderung aktualisieren