Umbau der Struktur: Was kommt zuerst?

Was ist los?

Eine Struktur, die mit dem Unternehmen gewachsen ist, folgt selten einem Plan. Neue Gesellschaften kamen für neue Geschäfte dazu, Beteiligungen wurden eingegangen, Verträge zwischen den Einheiten nachträglich angepasst. Irgendwann ist klar, dass umgebaut werden muss, doch jeder Ansatzpunkt zieht andere nach sich: Wer zuerst die Verträge ordnet, muss sie nach der Umgründung wieder ändern, wer zuerst umgründet, stößt auf ungeklärte Fragen bei Finanzierung und Personal. Das Vorhaben bleibt deshalb liegen oder beginnt an der Stelle, die gerade am lautesten ist.

Symptome & Folgen

• Jeder Schritt hängt scheinbar von einem anderen ab → Der Umbau beginnt nicht oder bleibt nach dem ersten Schritt stehen
• Begonnen wird beim dringendsten Ärgernis → Spätere Schritte machen frühere Arbeit wieder zunichte
• Steuerberatung, Rechtsanwaltschaft und Bank arbeiten jeweils an ihrem Teil → Lösungen passen nicht zusammen, Abstimmungen kosten doppelt
• Kein gemeinsames Zielbild für die künftige Struktur → Jede Teilentscheidung wird neu diskutiert
• Laufendes Geschäft und Umbau beanspruchen dieselben Personen → Beides leidet, Mitarbeiter:innen verlieren den Überblick
• Unklar, welche Schritte sich rückgängig machen lassen und welche nicht → Entscheidungen werden aus Vorsicht vertagt

Warum passiert das?

Ein Strukturumbau ist kein einzelnes Vorhaben, sondern eine Folge von Entscheidungen, die aufeinander aufbauen. Ohne Zielbild fehlt der Maßstab, an dem sich die Reihenfolge ausrichtet, und ohne Übersicht über die Abhängigkeiten wirkt alles gleich wichtig. Dazu kommt, dass die Beteiligten meist nur ihren Ausschnitt sehen und niemand das Gesamtbild führt.

Typische Ursachen

• Kein Zielbild: Es ist nicht beschrieben, wie die Struktur nach dem Umbau aussehen und was sie leisten soll
• Abhängigkeiten unbekannt: Welche Verträge, Konten, Genehmigungen und Personen ein Schritt berührt, ist nicht erfasst
• Dringlichkeit statt Reihenfolge: Was gerade Ärger macht, wird zuerst angegangen, unabhängig davon, was darauf aufbaut
• Fachleute ohne Abstimmung: Jede Fachrichtung plant ihren Teil, eine gemeinsame Abfolge gibt es nicht
• Keine Entscheidungspunkte: Es fehlen feste Stellen, an denen geprüft wird, ob der nächste Schritt noch passt

Was ist zu tun?

Zuerst wird beschrieben, wohin die Struktur führen soll, dann wird geordnet, was wovon abhängt. Daraus ergibt sich eine Reihenfolge, in der jeder Schritt auf dem vorigen aufbaut, mit einem Stop-Go-Gate vor jedem Schritt, der sich nicht mehr rückgängig machen lässt. Rechtliche und steuerliche Fragen entscheiden Sie mit Rechtsanwaltschaft, Notariat und Steuerberatung, ich bereite Grundlagen, Optionen und die gemeinsamen Gespräche vor.

1. Analyse Bestand der Gesellschaften, Beteiligungen, Verträge und Zuständigkeiten, Zielbild der künftigen Struktur
2. Planung Abhängigkeitskarte, Reihenfolge der Schritte, Stop-Go-Gates und Rollen der Fachleute
3. Umsetzung Schritte in der festgelegten Abfolge, Abstimmung der Beteiligten, Prüfung an jedem Gate

Aufgaben

• Zielbild festhalten in wenigen Sätzen: welche Einheiten es künftig gibt, wofür sie stehen und wem sie gehören
• Abhängigkeiten erfassen je Schritt: betroffene Verträge, Konten, Genehmigungen und Mitarbeiter:innen
• Unumkehrbare Schritte kennzeichnen und vor jeden davon ein Stop-Go-Gate setzen
• Eine Person benennen, die die Abfolge verantwortet und die Fachleute zusammenbringt
• Gemeinsames Gespräch mit Steuerberatung und Rechtsanwaltschaft vor dem ersten unumkehrbaren Schritt vereinbaren
• Laufendes Geschäft absichern durch klare Vertretung für die Personen, die den Umbau tragen