Zahlen aus mehreren Gesellschaften, aber kein Gesamtbild

Was ist los?

Die Zahlen sind vorhanden, nur passen sie nicht zusammen. Jede Gesellschaft wird anders gebucht, Auswertungen kommen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, und Leistungen zwischen den Firmen tauchen doppelt oder gar nicht auf. Wer wissen will, wie viel Liquidität die Gruppe hat oder welche Einheit wirklich verdient, baut sich jedes Mal eine eigene Tabelle.

Symptome & Folgen

• Auswertungen in unterschiedlicher Gliederung → Die Gesellschaften lassen sich nicht vergleichen
• Verrechnungen zwischen den Firmen ohne klare Regel → Ergebnisse erscheinen am falschen Ort, Salden stimmen nicht überein
• Unterschiedliche Stichtage und Abschlusszeitpunkte → Das Gesamtbild ist nie zu einem Zeitpunkt vollständig
• Händische Zusammenführung in Tabellen → Fehler und Abhängigkeit von einer einzigen Person
• Liquidität nur je Gesellschaft sichtbar → Geld liegt an einer Stelle, während an anderer Stelle finanziert wird
• Gespräche mit Bank oder Partner:innen brauchen lange Vorbereitung → Entscheidungen verzögern sich

Warum passiert das?

Gesellschaften entstehen meist einzeln, oft mit unterschiedlichen Buchhaltungen, Programmen und Ansprechpartner:innen. Jede für sich ist ordentlich geführt, aber niemand hat die Aufgabe, die Teile zusammenzuführen. Ohne gemeinsame Regeln für Gliederung, Stichtage und Verrechnungen bleibt die Zusammenführung Handarbeit.

Typische Ursachen

• Unterschiedliche Gliederung: Konten und Kostenstellen sind je Gesellschaft anders aufgebaut
• Verrechnung ohne Regel: Leistungen zwischen den Firmen werden uneinheitlich erfasst und selten abgestimmt
• Kein gemeinsamer Takt: Die Buchhaltungen schließen zu verschiedenen Zeitpunkten ab
• Keine Zuständigkeit: Niemand verantwortet das Gesamtbild
• Zu viele Kennzahlen: Jede Auswertung zeigt etwas anderes, die wenigen entscheidenden fehlen

Was ist zu tun?

Das Gesamtbild wird nicht am Ende zusammengebastelt, sondern von Anfang an angelegt: gemeinsame Gliederung, klare Regeln für Verrechnungen, ein einheitlicher Abschlussrhythmus und ein Bericht, der die Gruppe auf einer Seite zeigt. Buchhaltung und Steuerberatung bleiben, wo sie sind, ich sorge dafür, dass sie nach denselben Regeln liefern und Ihr Team den Bericht selbst erstellen kann. Wie Verrechnungen zwischen den Gesellschaften steuerlich zu behandeln sind, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung.

1. Analyse Bestandsaufnahme der Gesellschaften, Buchhaltungen, Auswertungen, Verrechnungen und Stichtage
2. Planung Gemeinsame Gliederung, Regeln für Verrechnungen, Abschlussrhythmus und Aufbau des Gesamtberichts
3. Umsetzung Regeln mit Buchhaltung und Steuerberatung abstimmen, Gesamtbericht aufbauen, das Team in Erstellung und Prüfung einschulen

Aufgaben

• Gemeinsame Gliederung für Erlöse, Kosten und Ergebnis über alle Gesellschaften festlegen
• Verrechnungsregeln schriftlich festhalten und die Salden zwischen den Firmen regelmäßig abstimmen
• Einheitlicher Stichtag für die monatliche Auswertung aller Gesellschaften
• Gesamtbericht auf einer Seite: Ergebnis je Einheit, Liquidität der Gruppe, wenige Kennzahlen
• Zuständigkeit für das Gesamtbild benennen, mit Vertretung
• Liquiditätsübersicht der Gruppe monatlich führen, damit Geld nicht ungenutzt an einer Stelle liegt