Mehrere Firmen, alles doppelt

Was ist los?

Wer mehrere Unternehmen besitzt, hat sie selten zur selben Zeit aufgebaut. Jede Gesellschaft kam mit eigenen Leuten, eigenen Gewohnheiten und eigenen Programmen dazu. Rechnungsfreigabe, Einkauf, Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen, Ablage von Verträgen: alles existiert mehrfach, jeweils ein wenig anders. Was in einer Firma gelernt wurde, kommt in der anderen nicht an, und wer zwischen den Einheiten wechselt, muss jedes Mal umdenken.

Symptome & Folgen

• Gleiche Aufgaben, unterschiedliche Abläufe → Doppelte Arbeit und Fehler beim Wechsel zwischen den Firmen
• Mehrere Programme für denselben Zweck → Lizenzen, Einschulungen und Datenpflege fallen mehrfach an
• Verträge und Unterlagen an verschiedenen Orten → Suchen statt Arbeiten, Kündigungstermine werden übersehen
• Leistungen zwischen den Gesellschaften laufen formlos → Unklare Verrechnung, Nachfragen der Steuerberatung
• Verbesserungen bleiben in einer Firma → Die anderen machen dieselben Fehler weiter
• Sie selbst sind die einzige Verbindung zwischen den Einheiten → Jede Abstimmung läuft über Ihren Tisch

Warum passiert das?

Jede Gesellschaft wurde für sich aufgebaut und hat ihre Abläufe nach dem eigenen Bedarf entwickelt. Eine Ebene, die übergreifend festlegt, was einheitlich laufen soll und was bewusst verschieden bleiben darf, gab es nie. Ohne diese Ebene bleibt jede Vereinheitlichung ein Einzelvorhaben, das im Tagesgeschäft untergeht.

Typische Ursachen

• Gewachsene Einzelstrukturen: Jede Firma hat ihre Abläufe selbst erfunden
• Keine übergreifende Zuständigkeit: Niemand verantwortet Abläufe über die Grenzen der Gesellschaften hinweg
• Unterschiede ohne Grund: Es ist nicht geprüft, welche Abweichungen das Geschäft wirklich braucht
• Programme nach Zufall: Werkzeuge wurden je Firma ausgewählt, ohne Blick auf die anderen
• Leistungen untereinander ungeregelt: Wer für wen arbeitet und wie das verrechnet wird, ist nicht festgelegt

Was ist zu tun?

Zuerst wird sichtbar gemacht, welche Abläufe es in welcher Gesellschaft gibt und wo sie sich gleichen. Dann wird entschieden, was gemeinsam laufen soll, wer es verantwortet und welche Unterschiede bleiben. Wie Leistungen zwischen den Gesellschaften verrechnet und vertraglich geregelt werden, klären Sie mit Steuerberatung und Rechtsanwaltschaft, ich bereite die Übersicht und die Varianten dafür vor.

1. Analyse Ablaufkarte je Gesellschaft, Doppelungen, eingesetzte Programme, Leistungen zwischen den Firmen
2. Planung gemeinsame Standards, bewusste Ausnahmen, übergreifende Zuständigkeiten und Verrechnung
3. Umsetzung Standards Ablauf für Ablauf einführen, Mitarbeiter:innen einschulen, Programme zusammenführen

Aufgaben

• Ablaufkarte erstellen für die Aufgaben, die in jeder Gesellschaft anfallen
• Gemeinsame Ablage einrichten für Verträge und Unterlagen aller Firmen, mit einheitlicher Ordnung
• Eine verantwortliche Person je Ablauf über alle Gesellschaften hinweg benennen
• Ausnahmen begründen und schriftlich festhalten, alles andere läuft nach Standard
• Leistungen zwischen den Firmen vertraglich regeln und mit der Steuerberatung abstimmen
• Erfahrungsaustausch ansetzen zwischen den Verantwortlichen der Gesellschaften, in festem Rhythmus