Die Buchhaltung kommt immer zu spät

Was ist los?

In vielen kleineren Unternehmen ist die Buchhaltung eine Pflicht, die erledigt wird, wenn es nicht mehr anders geht. Belege werden gesammelt, nachgereicht, gesucht. Die Steuerberatung bucht, was ankommt, und die Auswertung zeigt einen Stand, der längst überholt ist. Ob ein Auftrag sich gelohnt hat, ob genug Geld für die nächste Steuerzahlung da ist oder ob eine Anschaffung tragbar ist, wird deshalb nach Gefühl und Kontostand entschieden.

Symptome & Folgen

• Belege werden gesammelt statt laufend weitergegeben → Auswertungen zeigen einen alten Stand
• Der Kontostand dient als einzige Kennzahl → Steuerzahlungen und offene Rechnungen überraschen
• Fehlende Belege fallen erst bei der Steuerberatung auf → Nachfragen, Suchen und zusätzliche Kosten
• Offene Forderungen werden spät bemerkt → Geld fehlt, obwohl die Arbeit getan ist
• Auswertungen kommen, werden aber nicht gelesen → Die Buchhaltung kostet, ohne zu nützen
• Ablage wird abends und am Wochenende nachgeholt → Die Verwaltung frisst freie Zeit

Warum passiert das?

Die Buchhaltung wird als Zulieferung für die Steuer verstanden, nicht als Werkzeug für die eigene Steuerung. Entsprechend gibt es keinen festen Ablauf, wie ein Beleg vom Eingang zur Buchung kommt, und keine Vereinbarung mit der Steuerberatung, wann welche Zahlen vorliegen. Dazu fehlt meist eine knappe Auswertung, die auch ohne Fachwissen lesbar ist.

Typische Ursachen

• Pflicht statt Werkzeug: Gebucht wird für die Steuererklärung, nicht für Entscheidungen
• Kein Belegablauf: Wer Belege sammelt, prüft und weitergibt, ist nicht geregelt
• Keine Vereinbarung mit der Steuerberatung: Rhythmus und Umfang der Auswertungen sind offen
• Auswertungen ohne Übersetzung: Die Berichte sind vollständig, aber nicht auf Ihre Fragen zugeschnitten
• Medienbrüche: Papier, E-Mail und Programme laufen nebeneinander, vieles wird doppelt erfasst

Was ist zu tun?

Ziel ist ein Belegablauf, der ohne Nacharbeit läuft, und ein fester Rhythmus, in dem aktuelle Zahlen vorliegen. Dazu kommt eine kurze Auswertung mit den wenigen Kennzahlen, die Sie für Ihre Entscheidungen tatsächlich brauchen. Rhythmus, Umfang und Aufgabenteilung vereinbaren Sie mit Ihrer Steuerberatung, ich bereite Ablauf und Auswertung vor und begleite die Einführung.

1. Analyse heutiger Weg der Belege, Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, Fragen, die Sie an Ihre Zahlen haben
2. Planung Belegablauf, Rhythmus der Auswertungen, Kennzahlenblatt und Aufgabenteilung
3. Umsetzung digitaler Belegeingang, Einschulung der Beteiligten, gemeinsamer Blick auf die Zahlen in festem Rhythmus

Aufgaben

• Einen Eingang für alle Belege festlegen, digital und für alle Beteiligten gleich
• Belege laufend weitergeben, etwa wöchentlich, statt sie zu sammeln
• Rhythmus mit der Steuerberatung vereinbaren, in dem gebucht und ausgewertet wird
• Kennzahlenblatt anlegen mit Liquidität, offenen Forderungen und Rücklage für Steuern
• Offene Forderungen durchgehen, monatlich, und konsequent nachfassen
• Festen Termin für die Zahlen im Kalender eintragen, an dem Sie die Auswertung lesen und entscheiden